Écrit pour la BDC par Alka Sood
La pandémie de COVID-19 a un impact généralisé sur les entreprises partout au pays. À la mi-mars, 73 % des entreprises en subissaient déjà les effets négatifs, selon un sondage mené par BDC auprès de plus de 600 entrepreneurs canadiens. En temps de crise, les liquidités deviennent encore plus importantes qu’elles ne le sont habituellement pour une entreprise.
Créer un plan de continuité détaillé et des prévisions de trésorerie peut vous aider à maintenir vos opérations courantes, bien qu’à une capacité moindre, et facilitera la reprise une fois la crise endiguée.
Nous avons tous été obligés de faire face à la situation et nous devons nous adapter. Nous espérons que les étapes qui suivent vous donneront la clarté dont vous avez besoin pour être prévoyant et réagir au quotidien ainsi que pour contrôler votre flux de trésorerie et établir une résilience opérationnelle.
1. Commencer par la santé et la sécurité
La COVID-19 est un problème humain, qui exige une réponse humaine, alors il faut d’abord prendre soin de nos gens. Voici quelques questions importantes que vous pouvez vous poser.
Avez-vous mis en place des pratiques exemplaires pour assurer la sécurité des employés?
Ceux d’entre vous qui sont encore en activité devraient cibler les pratiques de santé et de sécurité qu’ils doivent adopter afin de prévenir la transmission. Instaurez les pratiques de distanciation sécuritaire nécessaires et intégrez l’utilisation de gants, de cloisons en plexiglas, et ainsi de suite.
Vos employés peuvent-ils travailler à distance?
Dans la mesure du possible, permettez à vos employés de travailler à domicile afin de minimiser les contacts et de maintenir la distance sociale. Pouvez-vous commencer à vendre en ligne? Vos services peuvent-ils être offerts à distance? Êtes-vous en mesure de lancer rapidement un service de livraison? Faites de votre mieux pour mettre en œuvre des solutions qui peuvent maintenir une partie de vos revenus tout en assurant la sécurité des employés et des clients.
Avez-vous un plan d’urgence pour les employés mis en quarantaine?
Que ferez-vous si un ou plusieurs de vos employés sont mis en quarantaine et ne peuvent plus travailler? Quelqu’un d’autre peut-il prendre leur place? Songez, par exemple, à créer différentes équipes de travail dotées de compétences variées afin de réduire au minimum le risque que toute votre équipe soit forcée de s’isoler.
Le traitement des documents est-il accéléré pour réduire les difficultés financières des employés mis à pied?
Soyez sensible à la détresse financière que peut éprouver le personnel. Cherchez des moyens pour atténuer ce problème de la meilleure façon possible. Cela contribuera grandement à fidéliser les employés.
2. Préparer un plan de communication
On ne peut jamais trop communiquer pendant une crise. Votre plan de communication doit cibler:
• les employés
• les clients
• les fournisseurs
Rédigez soigneusement un message clair et concis, planifiez des mises à jour régulières et optimisez l’utilisation de la technologie pour envoyer vos messages. Déléguez cette tâche à une personne de confiance. Elle est très importante.
3. Communiquer avec les clients
À mesure que vous commencez à apporter des changements à votre façon de faire des affaires, à court terme, il y aura un effet correspondant sur vos flux de trésorerie. Tandis que vous apportez des changements à votre plan, vous devez prendre le temps de comprendre leur incidence financière et établir des prévisions de trésorerie en conséquence.
Confirmer l’état des commandes
La première chose à faire est de communiquer avec vos clients. Pour ceux d’entre vous qui poursuivent leurs activités, appelez vos clients principaux et confirmez que les commandes en cours et prévues sont toujours en voie d’être complétées.
Vous n’avez pas nécessairement besoin de renégocier les modalités de paiement, mais vous devrez peut-être reporter la production ou assouplir les modalités de remboursement, ce qui ralentira les rentrées de fonds.
Faites de votre mieux pour comprendre l’incidence de ces changements sur l’échéancier et la valeur des étapes de paiement.
Essayez de percevoir les comptes clients
Deuxièmement, commencez à appeler les clients qui vous doivent de l’argent. Vous devez comprendre s’ils ont la capacité de payer et à quel moment ils le feront.
En étant proactif, vous pouvez parvenir à déterminer quand l’argent rentrera. Au cours des six à 12 semaines suivantes, surveillez cela régulièrement. Si un client vous promet de payer dans deux semaines, envoyez-lui un rappel amical une semaine à l’avance et invitez-le à faire preuve d’ouverture avec vous s’il éprouve encore des difficultés.
Ce devrait dès lors être l’une des trois principales choses que vous examinez chaque matin.
Proposer des services supplémentaires
Enfin, quand vous communiquez avec vos clients, soyez courageux et demandez-leur s’ils ont besoin d’autre chose: il est possible qu’un autre fournisseur les ait laissés tomber, et vous pouvez peut-être combler le vide. Considérez cela comme une occasion d’explorer d’autres options qui pourraient rapporter des fonds supplémentaires.
4. Communiquer avec les fournisseurs
Les chaînes d’approvisionnement subissent de la pression et si votre fournisseur est à l’étranger ou compte sur les importations, vous risquez de décevoir vos clients. Communiquez avec lui!
Confirmer la livraison des fournitures en temps opportun
Appelez vos fournisseurs pour confirmer si les bons de commande existants seront honorés à temps. Les retards du côté des fournisseurs pourraient retarder votre production. Il est bon d’en être informé tôt pour pouvoir gérer les attentes de vos clients et mettre à jour votre plan de trésorerie. Vous pourriez connaître une baisse de vos sorties de fonds si les fournisseurs accusent un retard; en revanche, si tout va bien, elles pourraient augmenter.
Négocier des paiements différés
Si possible, essayez de négocier des modalités de paiement différé pour les comptes fournisseurs. Comme pour les comptes clients, vous devez surveiller cela régulièrement. Si vous avez promis de payer un fournisseur dans deux semaines et que vous ne pouvez pas, donnez-lui un préavis; puisque vous avez de telles attentes envers vos clients, faites preuve de la même courtoisie envers vos fournisseurs. Encore une fois, vous pourriez connaître une baisse de vos sorties de fonds si les fournisseurs acceptent d’être payés plus tard.
Trouver des fournisseurs de services et produits de santé et de sécurité
Enfin, à mesure que vous modifiez vos pratiques en matière de santé et de sécurité, il peut être nécessaire de trouver d’autres types de consommables. Soyez prêt à y consacrer de l’argent; planifiez leur réapprovisionnement comme vous le feriez pour d’autres matériaux et consommables.
5. Évaluer la capacité et les ressources
Maintenant, passons aux autres choses que vous devez faire en plus de gérer les clients et les fournisseurs.
Modifier les pratiques en matière de santé et de sécurité
Vous devrez modifier vos pratiques en matière de santé et de sécurité. Les chefs de file du secteur, par exemple, disent aux clients comment ils emballent et manipulent les produits compte tenu de la COVID-19. Vous avez la même responsabilité. Cela aura une incidence sur les coûts. Estimez cette incidence et tenez-en compte dans votre plan.
Aligner la main-d’œuvre et les projections en matière de demande
À mesure que la demande diminue, l’alignement de votre main-d’œuvre sur les besoins de production sera votre prochain défi. Certains d’entre vous s’y sont déjà attaqués et d’autres devront le faire bientôt.
La subvention salariale temporaire pour les employeurs, annoncée récemment par le gouvernement du Canada, vous aidera à maintenir le plus grand nombre possible d’employés.
Réduire vos dépenses d’exploitation récurrentes
Troisièmement, recherchez des dépenses d’exploitation récurrentes qui peuvent être suspendues à court terme.
• Votre propriétaire serait-il disposé à reporter le loyer?
• Pouvez-vous réduire temporairement certains de vos frais de communication?
• Pouvez-vous cesser d’obtenir des services de blanchisserie pour les uniformes?
Un examen ligne par ligne de vos dépenses est essentiel pour déterminer où vous pouvez réduire les coûts à court terme. Chaque dollar compte. Vous pourriez aussi trouver d’autres économies de coûts plus durables dont vous pourriez profiter après la reprise.
Chaque fois que vous recevez une nouvelle facture, demandez-vous si cette dépense est vraiment nécessaire.
Et, cela va de soi, assurez-vous de simplement reporter vos dépenses discrétionnaires. Il peut s’agir de repas, de déplacements, etc.
6. Compiler votre plan de trésorerie hebdomadaire
Vous avez maintenant des stratégies très précises à mettre en œuvre. En les regroupant dans un plan de trésorerie, vous pourrez déterminer exactement le fonds de roulement dont vous avez besoin.
Nous vous présentons ici une feuille de calcul qui détaille les flux de trésorerie d’une semaine à l’autre. Remarquez qu’il s’agit de prévisions de trésorerie «mobiles». Cela signifie qu’elles doivent être mises à jour au début et à la fin de chaque semaine. Elles sont fondées sur une période de 13 semaines, mais vous aurez peut-être besoin d’utiliser une période plus longue.
Le plan de trésorerie agit comme une jauge d’essence pour votre entreprise. Les liquidités sont le carburant dont votre entreprise dispose; le plan de trésorerie est la mesure de la quantité de fonds de roulement dont vous aurez besoin pour atteindre votre destination après la reprise.
Dresser la liste des rentrées de fonds
Tout d’abord, il s’agit de dresser la liste des rentrées de fonds: les comptes clients, les ventes au comptant, les subventions salariales, notamment, pourraient constituer d’autres sources de liquidités. Ces renseignements sont obtenus en discutant avec vos clients.
Cet exemple démontre comment les rentrées de fonds provenant des comptes clients diminuent au fil des semaines. Ce n’est peut-être pas le cas pour vous.
Dresser la liste des sorties de fonds
Nous dressons ensuite la liste des sorties de fonds: comptes fournisseurs, paiements mensuels récurrents, et ainsi de suite.
Vous avez maintenant analysé vos dépenses et pris des mesures correctives pour réduire les effectifs et les dépenses d’exploitation. Vous avez bien défini ces dépenses au fil du temps, vous donnant ainsi une idée de la façon dont se produisent vos sorties de fonds. Vous devrez également inclure vos obligations de prêt.
Analyser les prévisions de trésorerie
Une fois que vous aurez bien établi toutes vos rentrées et sorties de fonds, vous serez prêt à analyser les résultats. Dans l’exemple, au début de la semaine 1, l’entrepreneur a un solde d’ouverture de l’encaisse de 2 000 $. Il s’attend à avoir une dépense nette de 1 100 $ et à ce que son solde à la fin de la semaine soit réduit à 900 $.
Tout va donc bien pour la semaine 1. Mais regardez ce qui se passe à la semaine 2: les sorties de fonds commencent à drainer le compte bancaire vers une situation déficitaire. Après 13 semaines, le déficit d’encaisse est de 20 750 $.
Le but de cet exercice est de déterminer quel est ce chiffre pour vous. Cela vous indiquera le montant du fonds de roulement dont vous avez besoin et vous fournira des renseignements à l’appui d’une demande de prêt de fonds de roulement.
Si vous aimez la modélisation des flux de trésorerie et que vous avez le temps, vous pouvez examiner différents scénarios, et ainsi de suite. C’est à vous de décider. Votre comptable peut aussi vous aider. Communiquez avec lui et voyez s’il est en mesure de le faire. Le temps est un facteur essentiel.
7. Vous préparer à la reprise
Il y a une lueur au bout du tunnel. Nous ne savons tout simplement pas combien de temps durera cette situation.
Ici, nous avons superposé l’activité commerciale à la progression du nombre de cas actifs de COVID-19. Vous verrez qu’une fois que le nombre de cas aura atteint un sommet, nous nous redresserons. Quand la reprise se produira, vous devrez garder une longueur d’avance:
• confirmer les commandes
• acheter des matériaux
• rappeler vos employés
• recevoir de nouveaux envois
• assurer l’opérationnalisation
Planifiez également votre flux de trésorerie pour la phase de reprise. Lorsque les choses commenceront à revenir à la normale, vous devrez dépenser de l’argent pour en gagner. Il serait dommage de faire face au creux et de ne pas avoir les ressources nécessaires pour redresser votre entreprise.
À notre avis, tous vos plans devraient comprendre une période de reprise d’au moins quatre semaines. Au fur et à mesure que vous actualiserez vos flux de trésorerie chaque semaine, cette reprise sera automatiquement intégrée à vos estimations du fonds de roulement. Avec le retour des commandes, vous aurez les fonds nécessaires pour l’exploitation.
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